Office Manager - Karenzvertretung (w/m/x)

IBM iX – Experience the Human Factor.

Als Office Manager (m/w) im iX Studio Zagreb betreust du zahlreiche Bereiche des Office Managements und arbeitest mit einem internationalen Team in einem agilen Umfeld zusammen.  Wenn du die Verantwortung für einen reibungslosen Bürobetrieb übernehmen möchtest und dich in der Lage fühlst, deine Aufgaben proaktiv und organisiert zu erledigen, mit exzellenten Umgangsformen, guter Kommunikation und einer Prise Humor, auch in gelegentlichen stressigen Momenten – dann ist das die perfekte Gelegenheit für dich!

Wir suchen Dich für unser Office Management Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Stunden pro Woche) – komplett vor Ort in Zagreb (Home-Office ist meist nicht möglich). Bitte beachte auch, dass es sich bei dieser Stelle nur um eine Mutterschaftsvertretung handelt (befristeter Arbeitsvertrag).

Deine Aufgaben

• Du kümmerst dich um alle Aspekte des Büromanagements, einschließlich Immobilienmanagement und Facility Management, Fuhrparkmanagement, Reisemanagement, Reisekostenabrechnung und Verwaltungsaufgaben
• Du arbeitest eng mit verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zusammen, wie z.B. Finanzen, Buchhaltung, People’s Team, Controlling, IT
• Du leitest den Front Desk und sorgst dafür, dass sich unsere Gäste willkommen fühlen und alles haben, was sie brauchen
• Du prägst den ersten Eindruck unserer Kunden und Partner und schaffst eine positive, warme und unterstützende Büroatmosphäre
• Du organisierst und priorisierst proaktiv und selbstständig alle Servicebereiche des Office Managements gemäß den Unternehmensrichtlinien und -verfahren
• Du fungierst als erster Ansprechpartner für den Standortleiter und die Mitarbeiter bezüglich aller Office Management Dienstleistungen

Deine Fähigkeiten

• Du hast mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Büromanagement, in der Verwaltung oder in einem verwandten Bereich in einem Büro mit etwa 100 Mitarbeitern
• Du hast eine fröhliche Persönlichkeit mit einer positiven und lösungsorientierten Einstellung und einer analytischen und agilen Denkweise
• Du hast Spaß am Umgang mit Menschen in einem schnelllebigen Umfeld, kannst aber auch in Momenten hohen Drucks ruhig und professionell bleiben
• Du bist absolut vertrauenswürdig und diskret bei der Ausführung verschiedener Aufgaben
• Du bist selbständig, systematisch und organisiert, proaktiv und flexibel
• Du hast sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Deutschkenntnisse sind nur von Vorteil
• Du hast gute MS-Office-Kenntnisse und bist ein aktiver Fahrer (Führerschein ist ein Muss)

Deine Perspektive

Über uns