12/02/2024

Eine neue Ära beginnt: KI-Momente in der öffentlichen Verwaltung

(Generative) KI Digitale Transformation Public & Defense

Autor: Daniel Knoll

Eine Frau hält Papiere in ihrer Hand und liest diese.

Endlich Zeit für die Menschen hinter den Anträgen: Durch KI wird der Verwaltung der Rücken frei gehalten.

Viele werden sich noch gut an den ersten persönlichen KI-Moment erinnern. Auch für die Verwaltung ergeben sich aus diesen ganz speziellen Momenten mit KI große Chancen: Generative KI kann dabei helfen, große Datenmengen in nutzbares Wissen zu transformieren und es nutzerzentriert an die richtige Stelle zu leiten. Aus dem Grund haben wir 9 Momente antizipiert, bei denen die Entdeckungsreise beginnen kann. Wachsen Sie an diesen!

Ich erinnere mich noch gut an meinen ersten „echten“ KI-Moment: Im Herbst 2022 habe ich zum ersten Mal ChatGPT genutzt und ließ mir einen Plan für eine längere Reise nach Asien erstellen. Vor meinen Augen entstand Wort für Wort der perfekte Urlaubsplan. Ich kam gar nicht mehr aus dem Staunen heraus: ChatGPT führte detailliert Orte, Transfers mit konkreten Daten, für mich interessante Sehenswürdigkeiten und sogar Hotels auf – alles zugeschnitten auf die Vorlieben und Anforderungen, die ich eingegeben hatte. Die Arbeit, die mich selbst Stunden an Recherchen auf Buchungsplattformen, in Reise-Blogs und Wikipedia-Artikeln gekostet hätte, wurde in wenigen Sekunden erledigt. Das Beste daran: Ich konnte sogar noch Rückfragen stellen und Verfeinerungen machen.

Obwohl KI bereits seit Jahren eine Rolle in unserem Alltag spielt – sie liefert uns Suchverschläge, korrigiert unsere Sprache oder antizipiert das nächste getippte Wort – hat sie durch Tools wie ChatGPT eine völlig neue Qualität erhalten: ein Gefühl von Magie, eine neue intuitive Zugänglichkeit und Bedienbarkeit innerhalb eines kontexterkennenden Gesprächs. Kurz gesagt: Diese Entwicklung stellt den ersten Paradigmenwechsel für User Interfaces seit 60 Jahren dar. Nutzer*innen definieren für die KI in natürlicher Sprache ihr gewünschtes Ergebnis (Prompting), statt sich wie bisher mit der Maus durch ein vorbereitetes Angebot zu klicken.

Für mich als erfahrenen Designer ist klar: Das hier wird alles verändern. Auch für unsere Kund*innen in der öffentlichen Verwaltung

KI im öffentlichen Sektor: besser gestalten als verwalten

Nach eineinhalb Jahren KI-Hype wird sie immer mehr zur bestimmenden Realität: Die EU arbeitet an einer KI-Verordnung, Ministerien wie das BMAS bringen erste Leitlinien für den KI-Einsatz heraus und das BMI richtet ein BMI richtet ein Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz (BeKI) für die Bundesverwaltung ein. Die zahlreichen, bald vielleicht sogar Millionen offenen Stellen in der Verwaltung machen den Einsatz dieser Technologie geradezu zwingend. Denn KI birgt als technologische Innovation immense Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und die Arbeitslast zu senken. Und sie ermöglicht zudem neuartige positive Nutzungserlebnisse für Mitarbeitende wie Bürger*innen.

Bei allem Enthusiasmus und aller Neugier sehen wir aber auch die berechtigten Bedenken, wenn es um Datenschutz, Ethik oder die Veränderung von Arbeitsweisen geht. Diese Herausforderungen nehmen wir ernst und wissen, wie man diesen proaktiv auf dem Weg zu einer vertrauenswürdigen KI begegnet. Daher sind wir der festen Überzeugung, dass der öffentliche Sektor das bestehende Momentum nutzen sollte, um die digitale Transformation entschlossen zu gestalten.

Jetzt erst recht: KI als Problemlöser verstehen

Der technische Quantensprung von Generativer KI liegt darin, dass hochentwickelte und mit riesigen Datenmengen vortrainierte Basismodelle nun in der Lage sind, verschiedenartige Aufgaben zu übernehmen. Der Implementierungsaufwand und damit auch die Kosten sind deutlich geringer, da der Einsatz auf bestehenden Lösungen aufsetzt, die leicht zu verfeinern sind. Anstatt hochkomplexe und teure Individuallösungen zu entwickeln, könnte der öffentliche Sektor von variablen und kostengünstigen Einsatzmöglichkeiten profitieren.

Beispiel Patente: Mit Künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich binnen Sekunden umfangreiche Dokumente miteinander vergleichen.

Der Schlüssel für ein proaktives Handeln liegt darin, die Fähigkeiten der KI als Problemlöser zu verstehen. Die neuen Assistenten machen riesige Datenmengen in nie da gewesener Geschwindigkeit und Effizienz beherrschbar. Sie können zudem Inhalte in (fast) menschlicher Qualität erstellen. Die dialogorientierte Steuerung in natürlicher Sprache erleichtert den Zugang zur Technologie enorm. In verschiedenen Formen eröffnet Generative KI so neue Horizonte bei der Verwaltungsdigitalisierung und läutet eine neue Ära der Nutzerzentrierung, Zugänglichkeit und Effizienz ein.

Aus Fleißaufgaben werden freie Kapazitäten

KI richtig angewandt wird der Verwaltungsdigitalisierung neue Antworten auf die drängendsten Herausforderungen geben. In unserem Whitepaper haben wir drei Themenbereiche ausgewählt, die genau das abbilden: Wissen, Prozesse und Services. Und wir zeigen, welche KI-Momente für die öffentliche Verwaltung bereits vorstellbar sind und den öffentlichen Sektor voranbringen würden.

Wissen ohne Umwege

Wenn Aktenberge zu Erkenntnissen werden
Wenn sich Arbeit stapelweise erledigt
Wenn implizites Wissen verfügbar wird

Prozesse ohne Fleißarbeit

Wenn Routineaufgaben schon erledigt sind
Wenn mehr Zeit für wichtige Entscheidungen da ist
Wenn die Basis für den Text schon fertig ist

Bild von einem abstrakt dargestellten Handy

Services ohne Wartenummer

Wenn Barrieren einfach überwunden werden
Wenn Bürger*innen umgehend Antworten erhalten
Wenn Menschen immer verstanden werden

Diese KI-Momente sind nur einige Beispiele dafür, wie KI den öffentlichen Sektor radikal verändern kann, wobei positive menschliche Erlebnisse im Vordergrund stehen. So werden aus Fleißaufgaben endlich freie Kapazitäten, die es den Mitarbeiter*innen erlauben, sich wieder den Menschen hinter den Anträgen zu widmen.

Das alles ist bereits real

Dass KI im öffentlichen Sektor längst keine Fantasie mehr ist und welche Einsatzmöglichkeiten bereits bestehen, zeigen wir in unserem Whitepaper anhand anschaulicher Beispiele unserer Kunden aus dem Vater Smart Hackathon:

Die DRV holt in ihrem Proof-of-Concept die in Ruhestand gegangenen SAP-Expert*innen durch KI zurück, in dem sie die Nutzerhandbücher mit dem Chatbot SANI befragbar macht.
Die Minijobzentrale visioniert eine neue Redaktionshilfe, die den Redakteur*innen eine gute Basis für ihre Texte liefert und damit Ressourcen spart.
Die GTAI lichtetfür ihre Kund*innen den „Förderdschungel“ und erlaubt Investor*innen mit ihrem KI-Prototypen eine zielgenaue Beratung zu Fördermöglichkeiten für Auslandsinvestitionen.

Alle Beispiele zeigen: Es ist möglich für die öffentliche Verwaltung, das KI-Momentum zu nutzen. Wir stellen außerdem vor, wie erste Schritte in diese Richtung aussehen können. Und selbstverständlich beantworten wir Ihre Fragen rund um Datenschutz, Ethik und Veränderung.

Eine Verwaltung, die sich traut: so gelingt KI

Um noch einmal auf meinen ersten KI-Moment zurückzukommen: Natürlich war der Reiseplan, den ChatGPT mir 2022 erstellt hat, nicht perfekt: Durchaus hat das Modell manche Fakten halluziniert, indem es falsche Informationen zu bestimmten Details herausgegeben hat. Manche Hotels gab es schlichtweg gar nicht, manche Fährverbindungen waren längst eingestellt. Trotzdem war der Plan ein erster Aufschlag, der mir eine gute Basis ermöglichte. Ich habe so sehr früh gelernt, was ich von den Modellen erwarten kann, wo die Grenzen liegen, welche Informationen ich nochmal nachprüfen sollte, und vor allem, wie ich bessere Eingaben machen kann. Ich bin der Überzeugung, dass wir das alles für uns selbst im Kleinen und für ganze Organisationen im Großen lernen müssen. Das funktioniert aber nur, indem wir die Tools ausprobieren, erste Anwendungsfälle testen, mit Modellen starten, prompten und für die richtigen Daten sorgen, die die Modelle lernen lassen.

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