05/02/2024

KI-Beratung im öffentlichen Sektor: Von der Idee zum erfolgreichen Piloten

Autorin: Eva-Maria Blank

Die Digitale Transformation bringt umfangreiche Change-Prozesse für viele Organisationen mit sich – auch und gerade in der öffentlichen Verwaltung. Zusätzlich steht mit dem Wunsch nach Nutzung von Künstlicher Intelligenz eine weitere Herausforderung ins Haus. Mit einer fundierten KI-Beratung lassen sich mit den Kund*innen gemein-sam Optionen zum sinnvollen Einsatz von KI ausloten, verschiedene Lösungen und Wege evaluieren – und so letztlich erfolgreich umsetzen.

Mit vorausschauender KI-Beratung gemeinsam zu Ergebnissen

Für die Minijob-Zentrale, die Einzugs- und Meldestelle für alle geringfügigen Beschäftigungen, Teil des Verbundsystems der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, ist IBM iX seit 2020 umfassend aktiv: Wir gestalten Informations- und Kommunikationskampagnen mit klarem Online-Fokus. Formate reichen vom Blogpost über großangelegte Videoproduktionen bis hin zu Social-Media-Inhalten für fünf Kanäle und Ads in allen Varianten sowie zur Mediaplanung aller Aktivitäten. Im vergangenen Jahr schlossen wir darüber hinaus einen Website-Relaunch ab und bauten ein unabhängiges Arbeitgeber*innen-Portal auf für alle Aktionen rund um die Online-Registrierung von Minijobberinnen und Minijobbern.

Zu diesen operativen Aufgaben gehört immer auch eine ausführliche Beratung in allen Bereichen unserer Kernleistungen als IBM iX: Aufmerksames und verantwortungsbewusstes Consulting und Guiding bezogen auf Branchenentwicklungen, ebenso wie ein Befähigen und Trainieren bestimmter Kompetenzen, z. B. in den Bereichen Redaktion, Social-Media-Trends, Data Analytics oder auch Online-Marketing. Nicht erst seit Generative KI den Sektor Servicedienstleistung aufmischt – aber auch die KI-Beratung ist zu einem Schwerpunkt unserer Zusammenarbeit mit der Minijob-Zentrale geworden.

Trendthema Generative KI langfristig aufgebaut

Schon vor Einsetzen des Hypes haben wir begonnen gemeinsam mit der Minijob-Zentrale Optionen der KI-Beratung zu erkunden: Entlang der User Journey und auch des Zyklus‘ der Content-Erstellung haben wir bestimmten Stationen den potentiellen Einsatz von Tools zugeordnet. Wir haben überlegt, welchen Mehrwert welches Tool genau bringt, wo eine Automatisierung möglich und sinnvoll ist und daraufhin unsere Auswahl priorisiert. Ziel war dabei immer: die Unterstützung der Mitarbeitenden, die Verbesserung der Prozesse und das Einsparen von Ressourcen an einer Stelle, um sie an anderer investieren zu können.

Es folgten Demos und Workshops zum Kennenlernen und eigenen Vertesten von Tools. Dazu gehörte auch das Prompten in Large Language Models wie z.B. Llama 2 aus watsonx.ai zusammen mit den Teams, für die diese Tools relevant sein können. Mit diesem Ansatz konnten wir uns dem Einsatz von Generativer KI langfristig nähern, den Bedarf der Kund*innen genau ermitteln, sie in die Trendentwicklung involvieren und vor dem Hintergrund der IBM-Technologien und Tech-Expertise bei aller Euphorie für die Möglichkeiten auch Sicherheit, Erfahrung und Kenntnisse vermitteln. Ziel war es, mit den Kund*innen das Thema KI zu durchdringen, um eine Urteilsbildung zu ermöglichen und eine eigene Priorisierung vornehmen zu können, was Tools und Einsatzgebiete Generativer KI angeht.

Meilenstein: Teilnahme am „Staat Digital“-Hackathon von IBM iX und IBM

Den Durchbruch in der KI-Beratung brachte der Schritt zum tatsächlichen KI-Tool-Einsatz und zur Applikationsentwicklung im Rahmen des Hackathons „Staat Digital“, zu dem IBM iX zwei Mal jährlich Kund*innen aus dem öffentlichen Sektor zur 3-tägigen Bearbeitung von Challenges im Bereich der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung einlädt. Wir hatten mit der Minijob-Zentrale die Challenge formuliert: Wie kann KI die Redakteur*innen der Minijob-Zentrale entlasten? Ein Team aus Expert*innen von Kundenseite, Spezialist*innen für Content Design, UX Design und Content Strategie von IBM iX, sowie unverzichtbarer technischer Expertise für Client Engineering von IBM-Seite hat gemeinsam einen KI-gestützten Redaktionsassistenten entworfen. Ein Demo-Tool, das die Redakteur*innen nach eigenen Angaben real entlastet:

„Mit dem Redaktionsassistenten können wir 75% des Aufwands bei Recherche, Entwurf und Abstimmung von Artikeln einsparen.“

Madeline Scholz, Unternehmenskommunikation und Marketing für die Minijob-Zentrale

KI-gestützter Redaktionsassistent – von der Idee zum preisgekrönten Piloten

Gemäß guter Design Thinking-Methodologie hatten wir einen Hill formuliert, den wir während des Hackathons bezwingen wollten: „Redakteur*innen der Minijob-Zentrale erstellen in Windeseile leicht verständliche, zielgruppengerechte Texte mit einem Redaktionstool, das den gesamten Kreations- und Abstimmungsprozess KI-gestützt begleitet.“ Dazu haben wir zunächst Zielgruppen-Personas definiert, Prozesse gemappt, Bedarfe eruiert und daraus Use Cases abgeleitet. Zusätzlich haben wir die KI herausgefordert, Prompts formuliert, getestet und basierend auf dieser Arbeit Wireframes erstellt und den Redaktionsassistenten programmiert.

Das Ergebnis war eine Demo-Anwendung, die Redakteur*innen entlang des gesamten Prozesses unterstützt. Tool-agnostisch sind verschiedene GenAI-Lösungen über watsonx.ai angebunden, auch NeuralSeek über Watson Discovery. Von den Hackathon-Challenges wurde der Redaktionsassistent als beste technologische Lösung aller eingereichten Cases gekürt.

Abgesehen von dem erfolgreichen Abschluss waren die zweieinhalb Tage interdisziplinären Design Thinkings ein wertvolles Erlebnis für alle Teilnehmenden. Als Team haben wir erfahren, wie dieser Ansatz ganz neue Türen öffnet und haben auf eine sehr effektive Weise zusammengearbeitet – interdisziplinär, agil, motiviert.

Wie geht’s weiter mit dem gefragten Demo-Tool und der KI-Beratung?

Auch im weiteren Kundenkreis von IBM iX stößt die Entwicklung des pragmatischen Redaktionsassistenten auf reges Interesse – als flexibles Tool, das in vielen Redaktionen ähnliche Herausforderungen wie bei der Minijob-Zentrale meistern kann.

Unsere nächsten Schritte nehmen wir parallel vor: Eine Klärung der tatsächlichen Tool-Anbindung und ein Whitelabeling der aktuellen Demo, mit der wir den Ansatz des Redaktionsassistenten auch für andere Anwendungsbereiche öffnen möchten.

KI-Nutzung im öffentlichen Sektor entdecken – mit IBM iX

Die Digitale Transformation bringt umfangreiche Change-Prozesse für viele Organisationen mit sich. Künstliche Intelligenz dabei sinnvoll einzusetzen, ist eine weitere Herausforderung – auch und gerade in der öffentlichen Verwaltung. Wir begleiten, beraten und unterstützen.