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AskHR:
Mit KI-Agenten zu einem effizienteren und nahtlosen Personalwesen

Der KI-Agent AskHR automatisiert Prozesse, beantwortet Anfragen und entlastet Mitarbeitende.

Das HR-Labyrinth

Viele Unternehmen sehen sich heute mit komplexen HR-Prozessen und begrenzten Ressourcen konfrontiert. Gerade in internationalen Organisationen verursachen manuelle Abläufe, uneinheitliche Systeme und Sprachbarrieren lange Bearbeitungszeiten und hohe Ticketvolumina. Mitarbeitende finden oft nicht die Informationen, die sie brauchen oder verlieren Zeit in unübersichtlichen Systemen. Standardanliegen wie Adressänderungen, Krankmeldungen oder Fragen zu Mutterschutz werden unnötig aufwendig – für Mitarbeitende wie für HR-Teams.

 

Einfach nur Chatbots waren gestern

Als hauseigene Lösung von IBM wurde AskHR entwickelt, um HR-Prozesse grundlegend zu vereinfachen. Die Idee: ein KI-Agent statt eines reinen Chatbots, der Mitarbeitende bei alltäglichen Anliegen wie Adressänderungen, Abwesenheitsmeldungen oder Fragen zu Mutterschutz, Lohn und Sozialleistungen unterstützt – schnell, intuitiv und rund um die Uhr. Ziel war es, einen zentralen Zugangspunkt zu schaffen, über den Informationen leicht auffindbar sind, Prozesse automatisiert ablaufen und HR-Systeme wie SAP oder Workday nahtlos eingebunden werden.

 

Der Grundstein für eine skalierbare „Ask me anything“-Plattform

AskHR wurde bei IBM als „Client Zero“ in mehreren Phasen umgesetzt: Nach einem AI-Readiness-Check und einem Bootcamp für die HR-Organisation wurde in einer 6- bis 12-wöchigen Designphase ein konkreter Value Case entwickelt. Daraufhin wurden erste Anwendungsfälle umgesetzt und im Pilotland ausgerollt. Der Rollout erfolgte anschließend unternehmensweit – bis auf Vorstandsebene. Begleitet wurde das Projekt durch ein Change-Management-Programm, neue HR-Rollen und gezielte Skill-Trainings.

Das Ergebnis: Bereits im ersten Jahr wurden über 800.000 Managertransaktionen automatisiert, 94 % aller Anfragen sofort gelöst und eine Produktivitätssteigerung von 75 % erreicht – bei einer Management-Akzeptanzrate von 96 %. Durch die direkte Anbindung an HR-Backends liefert AskHR nicht nur Antworten in Echtzeit, sondern übernimmt auch komplexe Prozesse wie Urlaubsanträge, Entgeltabrechnungen und Mutterschutzmeldungen. AskHR legt damit den Grundstein für eine skalierbare „Ask me anything“-Plattform innerhalb der Organisation.

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Stephan Lüttecke

Leader Tech Led HR Transformation

Stephan.Luettecke@ibm.com